Wie lange lebt ein ERP System ? Und was braucht es, damit es lange lebt?

Wie lange lebt ein ERP System?

Früher ging man davon aus, dass ein ERP System 8 – 10 Jahre im Einsatz ist.

Meine Erfahrung in den letzten 15 Jahren zeigt, dass viele meiner Kunden seit Jahren dieselbe Lösung einsetzen. Also auch nach 12-15 Jahren noch mit demselben System unterwegs sind.

Daneben hab ich gemerkt, dass es Kunden gibt, welche schon nach wenigen Jahren das ERP-System wieder wechseln, trotz des grossen Aufwandes für die Einführung und die Ressourcenbindung.

Ich möchte hier deshalb darauf eingehen, welche Gründe ich für die eine oder andere Variante sehe.

Weshalb sind die Systeme lange im Einsatz?
Ein System kann lang im Einsatz sein, wenn es gut unterhalten ist. Mit unterhalten meine ich, dass ein aktueller Release gefahren wird und dass das System laufend den neuen oder geänderten Anforderungen der Benutzer angepasst wird. Die gesetzlichen Anforderungen werden mit dem aktuellen Release sichergestellt, die Akzeptanz und die Unterstützung des Tagesgeschäftes werden mit der laufenden Anpassung gefördert.
Es kann sein, dass die Einführung harzig gelaufen ist und viel Reibungsverlust entstanden ist. Wenn aber der Ausbau und der Unterhalt nach der Einführung gefördert werden, so kann dies für den Einsatz des ERP Systems sehr förderlich sein. Ein regelmässiger Austausch mit und unter den (Key)User fördert das gegenseitige lernen und erhöht die Akzeptanz. Gerade auch bei Personalwechsel ist ein solcher Austausch zwingend notwendig, damit das System korrekt bedient wird und so länger betrieben werden kann.

Welche Gründe gabe es für einen Systemwechsel nach kurzer Zeit ?
Wenn eine Firma das ERP System nach kurzer Zeit wechselt, so kann die unterschiedliche Gründe haben. Zum einen können dies organisatorische Ursachen sein. Die Firma wird verkauft oder erhält eine neue strategische Ausrichtung, welche vom ERP nicht unterstützt wird.

Oder aber das System wird nicht gepflegt. Es wurde auf der Basis von Papier- oder Standardprozessen eingeführt und liefert keine Unterstützung im Arbeitsalltag. Dann muss man schon fast davon ausgehen, dass entweder bei der Evaluation oder der Einführung geschlammt wurde. Eine schlanke Einführung mit vordefinierten oder Standardprozesse kann sinnvoll sein, es ist jedoch wichtig, dass der Ausbau des Systems anschliessend kontinuierlich gefördert wird. Bei einer Einführung fehlt die Erfahrung mit dem System. Wenn man diese Erfahrung jedoch gemacht hat, so sollte man diese in die Konfiguration des System einfliessen lassen, sonst besteht die Gefahr, dass das System auf das Abstellgleis gerät.

Wurde bei der Evaluation zu wenig genau gearbeitet, so stellt man dies im laufenden Betrieb schnell fest. Das Tagesgeschäft kann mit dem System nicht abgewickelt werden. In den letzten Jahren konnte ich feststellen, dass dies vor allem bei Firmen geschehen ist, welche unstrukturiert arbeiten. Es gibt keine definierten Prozesse und jeder Mitarbeiter arbeitet ein bisschen nach seinem Gusto. Das ERP System soll dann aber bitte schön all diese (nicht definierten) Prozesse unterstützen. – Das führt dann oft zum Projektabbruch oder zu einem Systemwechsel nach kurzer Zeit.

In einem Fall hab ich es sogar erlebt, dass ein externer Berater mit dem Kunden all seine Prozesse definiert hat. Bei der Einführung wurde dann festgestellt, dass diese Prozesse gar nicht die Realität abbilden, sondern mehr oder weniger ein Papiertiger waren.

Empfehlungen daraus kann ich viele abgeben. Macht interne Usergruppen. Definiert eine Key-Userstruktur. Passt das ERP System dann Euren Bedürfnissen an, wenn es Sinn macht. Und überlegt Euch bei der Evaluation schon genau, welche Prozesse vom System unterstützt werden sollen und wie diese Prozesse wirklich aussehen.

Weshalb ein Wechsel aus meiner Sicht nach langer Zeit sinnvoll sein kann, werde in einem späteren Beitrag erläutern.

Ich wünsche Euch eine schöne Woche.

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Braucht es noch einen ERP Blog?

Mit der Gründung meiner Firma habe ich beschlossen über Themen ERP Umfeld zu bloggen. Ich werde versuchen dies in regelmässigen Abständen zu tun, damit die Seite aktuell bleibt.

Es geht mir darum, dass ich mein Wissen, welches ich in über 15 Jahren ERP Projekte gewonnen habe, weitergeben kann. Mit dem Aufzeigen von begangenen Fehler sollen solche verhindert werden. Ich möchte über die Vor- und Nachteile von Lösungsansätzen, Projektteams, kritischen Situationen im Projekt, etc. schreiben. Ziel ist es, mit einem wachsamen Blick die Tätigkeiten innerhalb der Projekte zu thematisieren.

Firmen wechseln Ihr ERP-System nicht sehr oft. Und auch für den Anbieter der Lösung ist jedes Projekt einzigartig, da er den Kunden, die Branche, die Mitarbeiter, das Altsystem, die Prozesse, etc. noch nicht kennt. Und so kommen viele Risikofaktoren zusammen, welche es zu berücksichtigen gilt.

So ähnlich wie ein Coach der seine Mannschaft informiert und die Taktik erstellt, möchte ich über ERP Projekte schreiben. Deshalb der Name erpcoach.

Und deshalb: ja es braucht so ein Blog.

Gibt es ein Thema das Euch interessiert? Meldet es mir.