Was macht eine ERP Einführung teuer – Welche sind die Kostentreiber einer Implementierung ?

In der Prozesskostenrechnung versucht man die Faktoren zu finden und zu verkleiner, welche den Prozess teuer machen. Die sogenannten Kostentreiber.

Ich bin der Meinung, dass es solche Kostentreiber auch in einem ERP Projekt gibt. Und diese Kostentreiber möchte ich in diesem Blog benennen. Und versuchen aufzuzeigen, wie man diese reduzieren kann. Meine Auflistung ist dabei weder abschliessend noch allgemein gültig. Es sind jedoch Punkte, welche bei meinen Projekten immer wieder aufgetaucht sind.

Ich gehe bei meinen Überlegungen davon aus, dass der Anbieter seine Hausaufgaben gemacht hat und eine korrekte Projektplanung / Projektofferte gemacht hat. Ist dies nicht der Fall, so sind die Mehrkosten sicher auch dort zu finden. Schwierig wird es vor allem dann, wenn der Anbieter davon spricht, dass er in eine neue Branche möchte und dadurch ein unschlagbares Angebot macht. Oder dass er ein Pilot für die neue Version benötigt. Oder der Anbieter verspricht Funktionen in den Gesprächen, welche dann in der Offerte nicht wieder zu finden sind. -> Das sind die Kostentreiber, welche der Anbieter verursacht, denn kein Anbieter kann Gratis arbeiten.

Im Projekt selber sind es die vermeintlich „unvorhersehbaren“ Punkte, welche zu eine ERP Einführung teuer machen. Diese Punkte kann der Anbieter trotz Pflichtenheft, Anbieterworkshop und Kostendach nur eingeschränkt abschätzen. Folgende Punkte sind als besondere Kostentreiber in einem Projekt zu betrachten:

– Datenmigration
– Selbstverwirklichung
– Terminverschiebungen
– Tests

Datenmigration – zu viel, zu oft, zu komplex, zu schlechte Altdaten, immer mehr Daten

Oft wird zu Beginn eines Projektes definiert, dass man nur die Stammdaten übernehmen möchte. Meistens war es bei mir 3-mal. Einmal zum Testen, ein zweites Mal zum Testen nach den Korrekturen und dann ins produktive System.
Die erste Schwierigkeit beginnt schon bei der Definition von Stammdaten. Jeder versteht da etwas anderes darunter. – Seien Sie bei der Definition des Pflichtenheftes oder als Anbieter bei der Erstellung der Offerte sehr genau.

Bewegungsdaten sind schwieriger zu übernehmen, da diese Daten einen Einfluss auf die ERP Funktionalitäten haben können (Durchschnittspreis, Bedarfsberechnung, Lagerbestand, etc.).

Ich mache ein Beispiel: Ein Kunde wollte für den Vorjahresvergleich in der Buchhaltung die Bewegungen des Hauptbuches des Vorjahres übernehmen. Das Altsystem konnte diese Bewegungen nicht ohne Aufwand exportieren. So musste dort der Export speziell entwickelt werden. Aufgrund von fehlerhaften Exporten wurde dieser noch drei Mal angepasst. Der Import in das neue System brauchte ebenfalls einigen Aufwand.  – Genutzt hat man diese Zahlen dann während einem Jahr. Und zwar einmal pro Monat beim Ausdrucken der Erfolgsrechnung.
Ich weiss nicht, wer diese Zahle alles benötigte. Aber ich kann abschätzen, was eine manuelle Erfassung der Kontensaldi für die vergangenen 12 Monate bedeutet hätte. Dies wäre wohl in einem Bruchteil des Aufwandes möglich gewesen. Notabene mit demselben Ergebnis. Oder man hätte die Empfänger der Zahlen auch Fragen können, ob ein Jahr lang mit einem Vergleich auf Papier gearbeitet werden kann.

Ein weiteres Beispiel von Adressdaten: Definiert war die Übernahme von Firmen und Kontaktpersonen. Die alten Daten wurden mehrfach exportiert, bis alles drin war. Danach hatte die Aussendienstmitarbeiter die Aufgabe, ihre Kunden zu prüfen und zu bereinigen. Einige Aussendienstmitarbeiter hatten leider keine Zeit die Daten zu prüfen. Oder sie wollten keine Zeit haben…. Das Ergebnis: Alter Wein in neuen Schläuchen. Dies führte zu Korrekturaufwand, Fehllieferungen, falschen Rechnungen, etc.

Beispiel Bewegungsdaten: Oft werden offene Bestellungen automatisiert übernommen. – Mit erheblichem Aufwand für den Export und den Import der Daten.

Generell: Definieren Sie im Voraus, welche Daten sie wirklich benötigen, welche Daten aktuell sind und welche Daten besser neu erfasst werden. Manchmal ist es günstiger und man hat die qualitativ besseren Daten, wenn man diese manuell erfasst.
Definieren sie, ab wann Bestellungen im neuen System erfasst werden sollen. So müssen Sie nicht unbedingt die Bestellungen übernehmen.

Dabei gilt generell zu beachten: Ich schreibe hier nicht von Grosskonzernen mit Millionen-IT-Budget. Es geht mir um KMU Betriebe, welche alle 8-10 Jahre ein neues System einführen.

Selbstverwirklichung

Es kommt immer wieder vor, dass Mitarbeiter- und / oder Consultants des Implementationspartner sich selbst verwirklichen. Jede noch so kleine Idee wird sofort umgesetzt, da sie als unternehmerisch überlebenswichtig betrachtet wird. Sei es eine Liste, ein Abfrage, eine Auswertung, eine Eingabeprüfung oder Individualisierungen. Schwierig wird es dann, wenn vor allem nicht bekannt ist, was wirklich benötigt wird.

Spätestens bei der nächsten Rechnung des Implementationspartner kommt das grosse erwachen. Wer bezahlt das nun alles?

Um das zu verhindern braucht es auf der einen Seite eine straffe Projektführung. Und auf der anderen Seite das Vertrauen in die Mitarbeiter, dass diese unternehmerisch handeln.

Gerade bei Listen, Abfragen und Individualisierungen kann man viel Zeit aufwenden. Meine Empfehlung: Nehmen Sie die Anpassungswünsche der User auf. Notieren Sie diese und arbeiten Sie danach trotzdem mit den Standardlisten, -suchen und -abfragen. Nach 3 Monaten im produktiven Betrieb kann man dann verifizieren, ob die Wünsche notwendigen sind und die Anpassungen wirklich benötigt werden. Und dann kann man diese Umsetzen. Meistens sind dann schon viele Wünsche obsolet geworden.

Verschiebungen von Terminen

Das ist relativ einfach: Aus welchen Gründen Sie auch immer das Projekt verschieben. Es kommt zu Mehrkosten. Wenn der Projektleiter 4 Stunden pro Woche für das Projekt aufwendet um es zu leiten, so kann er dies nicht plötzlich nicht mehr machen, nur weil der Go-Live ein Monat verschoben wird. Die Datenmigration muss eventuell noch einmal gemacht werden, da die Daten nicht mehr aktuell sind.

Keine Tests

Testen tun alle. Die einen vor – die anderen nach dem Start. Hier gilt es zu beachten, dass die Kosten nach dem Start extrem hoch sein können. – Testen ist nicht nur für die Prüfung der Funktionen nötig. Es gibt den User auch Sicherheit im Umgang mit dem System.
Allerdings ist es manchmal eine Gratwanderung. Ist das System zu wenig reif, so sind die User frustriert und verunsichert. Ist das System bereit, so kann es schon zu spät sein, da der Go Live kurz bevor steht. Ein Key-User System hilft. – Wie man diese Key-User am besten auswählt werde ich in einem der nächsten Blogs erörtern.

Welche Erfahrung hast Du gemacht? Was waren Deine Kostentreiber?

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