Der ERP Ausfall – Alle Berichten was es kostet, (fast) niemand sagt wie es verhindert wird

Die GIA Informatik aus Oftringen hat eine gute Studie erstellt, was ein ERP Ausfall kostet. Der ERP Blog von ERP Selection hat das Thema gleich aufgegriffen und seine Sicht dazu dargelegt.

Auf Linkedin empfiehlt ein Marketing Manager eines Schweizer ERP Hersteller den Link zur Studie mit den Worten „Ein wichtiges Argument, mit dem richtige ERP-System und Partner zu arbeiten.

Inside IT greift das Thema ebenfalls auf und berichtet über die Studie.

Die Ergebnisse scheinen also auf grosses Interesse zu stossen.

Das Thema wie man die Ausfälle verhindern kann wird jedoch meistens aussen vor gelassen. Einzig der Blog von ERP Selection geht in einigen Zeilen auf das Thema ein. Mir persönlich gefällt der Blog von ERP Selection zu diesem Thema sehr gut. So zeigt er auf, welche Gedanken man sich machen muss und wo es überall Auswirkung haben könnte.

Wie erlebe ich die Praxis?

In den vergangen Jahren habe ich ab und zu Systemausfälle oder Unterbrüche mitbekommen. Und hier möchte ich ansetzen und aufzeigen, wie es zu solchen Ausfällen gekommen ist. Die Liste ist nicht abschliessend und auch keine Rangliste, es zeigt aber die Fälle auf, welche ich am meisten erlebt habe.

Ausfallgrund 1: Hardware / Infrastruktur

Die Infrastruktur gibt den Geist auf. Sei es eine Harddisk vom Server oder Netzwerkkomponenten. – Dies kann mittels verschiedenen Massnahmen umgangen werden. Von redundanten Serverlandschaften bis zur Auslagerung der Infrastruktur an ein RZ ist hier vieles möglich. Da kann und will ich nicht weiter darauf eingehen, da ich definitiv nicht der Spezialist in diesem Bereich bin.

Ausfallgrund 2: Software / Konfigurationen

Mehr als einmal habe ich erlebt , dass eine Änderung am produktiven System vorgenommen wurde, welche dazu führte, dass das System oder Bereiche vom ERP System nicht mehr funktionierten. Im besten Fall stellt man dies direkt nach der Umstellung fest und kann es sogleich Rückgängig machen. Schlimmer ist es, wenn man erst Tage nach einer solchen Umstellung feststellt, dass etwas falsch läuft und das System nun fehlerhafte Daten hat. Oder wenn eben das System nicht mehr läuft und man Backups zurückspielen muss.

Ausfallgrund 3: Veraltete, nicht mehr gewartete Systeme

Es gibt Firmen die sehr lange mit dem aktualisieren von Systemen warten. Sie betreiben ihre Lösungen auf Plattformen, welche vom Hersteller nicht mehr gewartet werden. Ich hatte noch im Jahr 2014 eine Installation angetroffen, welche auf einem (virtualisierten) Windows NT betrieben wurde. Fällt eine solche Lösung aus, so kann dies zu sehr langer Ausfallzeit führen. – Dies kann man verhindern, in dem man mit aktuellen, gewarteten Lösungen arbeitet.

Was tun?

In meiner Vergangenheit hab ich den Ausfallgrund 2 am häufigsten angetroffen. Vielfach führten „Verschlimmbesserungen“ dazu, dass das System nicht mehr nutzbar war. Die Konfiguration wurde geändert, das System lief nicht mehr wie gewünscht.

Glücklicherweise kommen solche Ausfälle eher selten vor. Wenn sie jedoch vorkommen, so ärgert sich der Anwender, dass man dies nicht vorher getestet hat. So hätte man die Ausfallkosten vermeiden können.

Um diese Art von Ausfällen zu verhindern setzt man sehr häufig auf ein Testsystem. Eine autonome Installation des ERP Systems sorgt dafür, dass man allfällige Änderungen zuerst dort testen kann. Bei grösseren oder komplexen ERP Landschaften kann es auch sinnvoll sein, noch weitere Systeme (z.B. Schulungssystem oder Entwicklungssystem) im Einsatz zu haben.

Dies bringt den grossen Vorteil, dass man die gewünschten Änderungen zuerst testen kann, allfällige Auswirkungen auf Umsysteme und Schnittstellen oder andere Module werden erkannt und können ohne Zeitdruck korrigiert werden. Die Einspielungen in die produktive Umgebung kann man einplanen und die User vorgängig informieren oder schulen.

Es bringt jedoch einen gewissen Mehraufwand mit sich. Die Anpassungen müssen vom Testsystem auf das Produktive übertragen werden. Dadurch erhöht sich die Durchlaufzeit von Änderungen. Gewisse Arbeiten müssen doppelt gemacht werden.

Meiner Meinung nach ist es für KMU’s mindestens bei einem Versionswechsel zwingend notwendig, dass eine Testinstallation gemacht wird. Zu Schulungs- und Testzwecken, um Individualisierungen zu verifizieren, etc.

Ob für den laufenden Betrieb mehrere Systeme (Test-, Schulungs-, Entwicklungssystem) bei KMU notwendig sind, muss man von Fall zu Fall anschauen. Wenn eine Firma einige Tage auf ein System verzichten kann, so kann man über den Sinn dieser Systeme nachdenken.

Ich habe es schon erlebt, dass Kunden sagten, ein Systemausfall von einigen Tagen wäre kein Problem. Im Nachhinein hat sich dann herausgestellt, dass dies doch nicht ganz so einfach war.

Wichtig finde ich, wie auch schon auf dem Blog von ERP Selection zu lesen ist, dass ein Notfallkonzept vorhanden ist. Was tun wir, wenn das System ausfällt? Welche Umsysteme sind davon betroffen? Wie kann man ohne das System arbeiten?

Was hat bei Euch zu Systemausfällen geführt? Wie hätte man diese verhindern können? Habt Ihr ein solches Konzept?

 

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