Wie wähle ich die geeigneten Key-User für mein ERP Projekt aus?

Zum Beginn eines Projektes werden (hoffentlich) Key-User definiert.

Was sind die Aufgaben der Key-User?

Gemäss Wikipedia „wird der Begriff Key-User im Zuge der Einführung betriebswirtschaftlicher Software (z. B. ERP-Systeme) genutzt. Der Key-User selbst ist ein Mitarbeiter des Unternehmens, welches die betriebswirtschaftliche Software einführt.

Der Key-User ist jener Anwender, der sich in seinem Bereich auf die dort eingesetzte Software bzw. entsprechende Software-Module spezialisiert. Ein Key-User unterstützt den Ausbau und die Integrationstiefe und vertritt die fachlichen Interessen des Fachbereiches im Projektteam. Er fungiert zudem als Ansprechpartner für die Kollegen in der eigenen Abteilung, den ERP-Anbieter und die Projektleiter. Ein Key-User kann eigenverantwortlich erforderliche Schulungen für seine Kollegen durchführen.“

Meiner Meinung kommt dem Key-User jedoch auch nach der Einführung eine wichtige Rolle zu. Idealerweise ist er die erste Ansprechperson bei Problemen der normalen User in seiner Abteilung. Zu seinen Aufgaben kann es gehören, dass er das System weiter vorantreibt und seine Ideen zu Verbesserungen im laufenden Betrieb anbringt.

Was muss der Mitarbeiter bringen?

Die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen sind in jeder Firma anders definiert. Damit man einen Mitarbeiter jedoch als Key-User definieren kann, muss er ein gewisses Flair für IT Systeme mit sich bringen. Er sollte seine Ideen formulieren können. Den Blick fürs Wesentliche haben und Herausforderungen richtig priorisieren. Wichtiges von Wünschen unterscheiden und Dringendes einstufen. Ich würde Mitarbeiter nehmen, welche den Betrieb und die Prozesse kennen und trotzdem offen sind für neue Ideen.

Was muss der Arbeitgeber bringen?

Von Arbeitgeberseite her ist es wichtig, dass der Mitarbeiter für seine Tätigkeiten das Vertrauen erhält und die entsprechende Zeit zur Verfügung steht.

Kritische Erfolgsfaktoren

Und da hab ich es oft erlebt, dass man zwar die fähigsten und besten Leute als Key-User definiert, diese aber im Alltag nicht entlastet. Dies führte zu überlast und am Schluss dazu, dass die Projektaufgaben verzögert oder nur zur Hälfte erledigt wurden.

Wenn Du also Key-User definierst, nimm Dir Zeit um mit diesen Personen zu definieren, welche Aufgaben abgegeben werden können um die Tätigkeiten als Key-User wahrzunehmen.

Und für mich ganz wichtig im Zusammenhang mit den Key-Usern nach dem erfolgten Betrieb mit der Lösung ist ein regelmässiger Austausch unter den Key-User. Was kann man verbessern, welche Anpassungen sind nötig, wo machen weitere Schulungen Sinn, etc. Wird dies nicht kontinuierlich gemacht, so ist der Status „Key-User“ nur eine Zusatzaufgabe für die betroffene Person kein nutzbaren Mehrwert dar.

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