Wenn die Cloud resp. dein ERP System abgestellt wird

Als ich mich vor einigen Monaten selbständig macht, prüfte ich diverse kleine ERP Systeme, welche meine Anforderungen erfüllen (Lohn, Buchhaltung und Rechnungsstellung). Die Lösung musste in der Cloud sein und sollte bezahlbar sein. Ich wollte keine eigene Infrastruktur betreiben.

Meine Wahl fiel auf die Lösung Amanda Online. Ich arbeite jetzt ein halbes Jahr mit der Software von Amanda und war mit dem Produkt zufrieden. Mein erster Jahresabschluss ist gemacht, der Lohnausweis erstellt.

Und dann kommt letzte Woche die Meldung „Ab dem 18. April 2016 wird Amanda nicht mehr erreichbar sein.“  – Danach sind die Daten weg, das System wird nicht mehr erreichbar sein. – Knapp 3 Monate Zeit um zu reagieren.

Was jetzt ? Gehe ich wieder in die Cloud und nehme das Risiko, dass auch die neue Lösung irgendwann nicht mehr betrieben wird? Gehe ich zu einem Anbieter, welcher einen offenen Sourcecode hat und ich die Lösung notfalls selber installieren und betreiben könnte? Oder ist dieses „Selber betreiben“ ein Trugschluss, da mir die Infrastruktur und das Wissen fehlt eine solche Plattform zu betreiben? Wenn dort das Geschäft nicht läuft, weshalb sollte dann ein neuer Anbieter kommen und es betreiben?

Soll ich eine Installation bei mir im Hause machen? Mit den Konsequenzen von Migrationen, Datensicherungen, Infrastruktur, etc. ?

Wahrscheinlich werde ich in der Cloud bleiben, da ich mir den Aufwand einer eigenen Installation nicht leisten will.

Mein Datenverlust hält sich in Grenzen. Die Daten kann ich exportieren, einen neuen Anbieter werde ich finden. Ärgerlich ist der Aufwand für die Einrichtung und die Datenerfassung. Mit dem Einrichten von ERP Systemen verdiene ich als Consultant zwar mein Geld, aber dann mache ich es für die Kunden. Jetzt muss ich es für mich machen und verbrauche Zeit, die ich nirgends fakturieren kann. – Ein Anbieter mit den Modulen Lohn, Auftrag und Buchhaltung zum Preis von Amanda werde ich wohl nicht mehr finden.

Was bleibt?

Gelitten hat jedoch mein Glaube in die „Wolke“. Ist das wirklich das Zukunftsmodell? Oder sind lokale Installationen mit entsprechenden Kosten nicht besser? Ich erlebe jetzt was es heisst, wenn der Anbieter einfach aufhört.

Wenn ich meinen letzten Blog mit meiner Vespa anschaue, die Ausfälle der Internetverbindungen bei Swisscom und UPC von letzter Woche dazu nehme, so komme ich zu folgendem Schluss: Es kommt darauf an, wie dringend man ein System braucht und wie verfügbar es sein muss.

Ich habe mit der Abschaltung von Amanda Aufwand den ich nicht eingeplant habe, kann aber innert wenigen Tagen wieder arbeiten. Wenn ich jedoch Rund um die Uhr auf das System angewiesen bin und eine Abschaltung der Lösung für meine Firma lebensbedrohlich ist, so würde ich mich wohl gegen eine Lösung in der Cloud entscheiden, damit ich die bessere Kontrolle über das System habe.

Ich werde dann zu einem späteren Zeitpunkt meine Erfahrungen mit dem gewählten Produkt und dem neuen Anbieter hier veröffentlichen.

Was sind Eure Erfahrungen mit der Cloud? Ist das die Zukunft?

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Was meine Oldtimervespa mit ERP Versionen zu tun hat

Meine Vespa hat Jahrgang 1984. Ich nutze sie 3-4 mal pro Jahr. Meistens im Sommer um an den See oder ins Stadion zu fahren. Letzen Sommer war die Kupplung hinüber. Ich brachte die Vespa zu einem Piaggio-Spezialisten. Die Reparatur dauerte über 8 Wochen. Zuerst wurde das falsche Ersatzteil geliefert, danach konnte die Kupplung nicht richtig eingestellt werden. Der Spezialist für so alte Vespa’s war dann auch noch in den Ferien und so verzögerte sich die Reparatur.  Auch heute läuft die Kupplung noch nicht so rund wie sie sollte. – Das ist nicht weiter tragisch, ich fahre das Gefährt nicht sehr oft und bin weder unter Zeitdruck noch muss ich zuverlässig irgendwo hinkommen wenn ich die Vespa nutze.

Was hat das mit einem ERP System zu tun?

Vor einiger Zeit war ich bei einem Kunden der mit einer ERP Version arbeitet, welche vom Hersteller nicht mehr gewartet wird. Eine Migration wird aktuell nicht ins Auge gefasst, da man lieber noch 2-3 Jahre warten möchte und danach ein neues Projekt für eine Migration oder eine Ablösung starten möchte.

Somit hat der Kunde keine neuen Funktionen des Herstellers zur Verfügung. Swissdec kann nicht genutzt werden. Die neuen Einzahlungsscheine, welche ab 2018 auf den Markt kommen, werden nicht eingesetzt werden können. Die SEPA Normen werden nur zum Teil erfüllt. Und mit jeder Version die der Kunde nicht installiert, gibt es weitere Funktionen für die es Umgehungslösungen braucht.

„Ach wissen Sie, das System läuft ja sehr stabil und so haben wir keinen Grund es zu ändern“ – Diese Aussage ist auf der einen Seite zwar verständlich, aber auf der anderen Seite kann es plötzlich dann so gehen wie bei meiner Vespa. Ein Fehler kommt zu Tage oder eine gesetzliche Anpassung oder die Datenbank gibt den Geist auf. Und dann findet man vielleicht niemanden, der die Version noch kennt. Eventuell muss der Hersteller zuerst eine Umgebung aufbauen um den Fehler überhaupt zu analysieren. – All dies hat teure Folgen.

Wenn meine Vespa einige Wochen ausser Betrieb ist, so ist das nicht weiter schlimm. Ich nehme das Velo oder das Auto oder den Zug.

Was ist aber, wenn das (nicht mehr unter Wartung stehende) ERP System für einige Tage ausfällt? Die Produktion steht still, die Löhne werden nicht mehr bezahlt, die Lieferanten erhalten kein Geld, die Kunden keine Rechnungen. – Kurz: Nicht nur das System sondern auch die Firma steht still.

Ich bin mir bewusst, dass ich eine Oldtimer-Vespa fahre. Ich tue dies mit Genuss und Freude am Fahren.  Eine Panne kann ab und zu vorkommen. Ist sich der Kunde auch bewusst, welches Risiko er eingeht, wenn er mit einer veralteten Version arbeitet?