Reine Projektorganisation, Matrix, Linien, Stab-Linien oder „einfach mal zuteilen“?

Im Moment unterrichte ich das Fach Projektmanagement an angehende Wirtschaftsinformatiker mit eidg. Fachausweis.

Ein Thema dabei ist die Organisationsform innerhalb Projekten. Die Theorie geht dabei auf folgende Möglichkeiten ein: die Linie, die Stab-Linie, die Matrix oder die reine Projektorganisation.

Kurz zusammengefasst: In der Linienorganisation bleibt alles beim alten, die Projektmitarbeiter erhalten Zusatzaufgaben für das Projekt. Der Projektleiter macht seine arbeiten neben dem Tagesgeschäft. Dies eignet sich für kleine Projekte.

Bei der Stab-Linienorganisation wird eine Stabsstelle für den Projektleiter aufgebaut. Der Projektleiter greift dann auf die Mitarbeiter der Linie zu, welchem dem Projekt zugeteilt sind. Als Stabsstelle hat er keine Weisungsbefugnis.

Bei der Matrixorganisation erhält der Projektleiter Weisungsbefugnis. Die Mitarbeiter bleiben jedoch ebenfalls in der Linie und haben so für die Projektdauer zwei Vorgesetzte. Der Interessenkonflikt ist vorprogrammiert.

Die reine Projektorganisation bringt den Vorteil, dass die Projektmitarbeiter für die Dauer des Projektes nur dem Projekt unterstellt sind. Sie sind vom Tagesgeschäft entlastet und können sich auf das Projekt konzentrieren.

Von der Theorie zur Praxis

Soweit die Theorie. Welches KMU kann es sich erlauben, eine reine Projektorganisation aufzustellen? Das Tagesgeschäft muss ja irgendwie abgewickelt werden und neue Personen einzustellen für das Tagesgeschäft ist teuer. Mit etwas Glück gibt es ein Projektleiter der zu einem gewissen %-Satz freigestellt wird und so für das Projekt arbeiten kann.

Die Projektmitarbeiter werden definiert und müssen die Projektarbeiten neben dem Tagesgeschäft abwickeln. So werden zu Randzeiten noch schnell Spezifikationen verifiziert, die Daten bereinigt oder 2-3 Tests durchgeführt.

Wenn ich auf die letzten Jahre zurückblicke, so hab ich am häufigsten eine Mischform erlebt. Der Projektleiter ist irgendwie in einer Matrix zwischen Tagesgeschäft und Projekt gefangen. Er wird eventuell noch entlastet für das Projekt. Bei den anderen Mitarbeitern wird das Projekt nebenher abgewickelt. Sie bleiben in der Linie und versuchen es allen recht zu machen und es wird dann alles nur halbbatzig erledigt.

Wie kann man das besser machen?

Ich habe da ein paar Ideen, die ich in ERP Projekten zum Teil auch schon angetroffen habe und die diese Situation entschärfen.

1) Bewusstsein schaffen. – Arbeitspakete erstellen und einplanen

Die Faustregel ist: Anbieterstunden x 2 = Interne Stunden.

Wenn der Anbieter sagt, er müsse ein Tag für etwas arbeiten, so sollten intern mindestens 2 Tage dafür eingeplant werden. Reserviert bewusst die Zeit und plant nichts anderes ein während dieser Zeit.

2) Gebt den Projektmitarbeiter Zeit.

Macht fixe Zuordnungen von Stunden und Tagen für das Projekt. In dieser Zeit sollen die Projektmitarbeiter nur für das Projekt arbeiten. Falls es möglich ist, so macht dies sogar in räumlich getrennten Büros. So können sich die Mitarbeiter zurückziehen und nur für das Projekt arbeiten.

3) Temporäre Anstellungen für die Entlastung des Tagesgeschäft

Stellt Personen ein, welche die Projektmitarbeiter entlasten.

4) Hört auf mit „wir machen das nebenher“

Das funktioniert nicht wirklich. Die Priorität der Mitarbeiter wird sonst nie auf dem Projekt sein.

5) Externe Unterstützung holen für das Projekt

Engagiert ein Projektcoach (mich zum Beispiel 😉 ) der den Projektleiter intern unterstützt, die Methoden mit ihm erarbeitet und bringt so die notwendige Projekterfahrung in Euer Projekt.

6) Auslagerung prüfen

Gewisse Punkte können an den Anbieter ausgelagert werden, andere nicht.  Prüft ob es Punkte gibt, die das Projekt entlasten, wenn es der Anbieter erledigt.

Abschlussbemerkung

Ein ERP Projekt operiert am offenen Herzen einer Firma. Prozesse werden angepasst, Werteflüsse erstellt, das Tagesgeschäft im neuen System abgebildet. – Sind wir ehrlich: läuft die ERP Software nicht oder nicht optimal, so hat dies einen direkten Einfluss auf die Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit, die Liefertermine, den Umsatz. – Ich erachte es deshalb als sehr wichtig, dass man sich in solchen Projekten Gedanken zur Projektorganisationsform macht und den Mitarbeiter die notwendige Zeit wirklich zur Verfügung stellt.