Das alte Programm ist dann am besten, wenn man es den Usern wegnimmt

Letzte Woche war ich in Olten bei der Lernwerkstatt und besuchte die Ausbilder-Akademie 2018. – Für alle Ausbildner übrigens ein sehr empfehlenswerter Anlass. – Während des Seminares „Change Management für Ausbildner_innen“ fiel der Satz: „das alte Programm ist dann am besten, wenn man es den Usern wegnimmt.“

Bei mir hat dieser Satz sofort zu einem Grinsen auf den Stockzähnen geführt. Wie oft ich während ERP Einführungen den Satz „im alten Programm lief das aber anders/besser/schneller/einfacher/etc.“ gehört habe, weiss ich nicht mehr, aber es war mehr als einmal.

Für den Anwender ist ein Wechsel des ERP System ein grosser Eingriff in seine tägliche Arbeit. Arbeitsschritte kommen hinzu oder fallen weg, Knöpfe sind nicht mehr da wo sie waren, Listen haben ein anderes Layout, Daten müssen anders gepflegt werden, eventuell werden die Prozesse auch noch geändert, so dass er nicht nur die Software, sondern auch noch die Abläufe lernen muss. Dies kann es sehr dazu führen, dass das alte System, möge es auch noch so eingeschränkt und fehleranfällig gewesen sein, viel besser scheint als es effektiv ist. Der User wusste genau was wo und wie genau zu tun ist. Jetzt muss er sich umstellen – das bringt ein grosses Frustrationspotential mit sich.

Es geht mir in diesem Beitrag jedoch nicht um den Change Prozess der Anwender. Ich möchte Instrumente aufzeigen die es den Projektleitern erlauben das Frustrationsrisiko bei den Anwendern zu senken kann.

Werbung / Management Support
Wichtig scheint mir, dass die Person, welche das System vorstellt zu 100% von der neuen Lösung überzeugt ist und dies auch vermitteln kann. Gleichzeitig hilft es enorm, wenn das Management hinter der neuen Lösung steht und kräftig Werbung für die neue Lösung macht. – Nichts ist schlimmer als wenn bei einer Schulung der Schulungsleiter sagt: „Ach, ich will die Lösung doch auch nicht, aber wir müssen jetzt halt.“

Trainer müssen sicher sein
Bei einer Schulung der Lösung muss der Ausbildende wissen was er schult, wie es funktioniert und er sollte auf Fragen vorbereitet sein. Viele Firmen setzen bei der Einführung von ERP Lösungen auf das Train-the-Trainer Konzept. Dabei werden die Key-User ausgebildet werden und geben ihr Wissen dann an die User weiter. In solchen Fällen empfehle ich, dass sich die Key-User gegenseitig einmal schulen um Übung im Unterrichten und in der Software zu erhalten. Wenn es möglich ist, so kann man in diesem Testlauf ein einzelnen User hinzuziehen, der so eine Endanwenderperspektive einbringt. – Nichts ist schlimmer als wenn bei einer Schulung der Schulungsleiter sagt: „Ach ich weiss auch nicht wies geht, versucht es doch mal selber.“

Das System muss stabil sein
Bei den Endanwenderschulungen und den Tests durch die User muss das System möglichst fehlerfrei laufen. Wenn zwei Wochen vor der geplanten Einführung eine Schulung gemacht wird und die Hälfte nicht läuft, so kann das zu grosser Verunsicherung bei den Anwendern führen.

Zeit geben und begleiten
Gebt den User Zeit, sich mit dem neuen System und den neuen Prozessen zu befassen. Macht ein paar Tagen nach den Tests oder dem Go-Live nochmals eine Schulung, bei dem die offenen Fragen geklärt werden können. Definiert eine Anlaufstelle, wo sich der User melden kann bei Fragen. Idealerweise hat jede Abteilung einen Key-User der vor Ort ist. Erstellt zusätzlich eine Anwenderdokumentation für die neue Umgebung.

Abschiedsritual fürs alte System durchführen
Nehmt Abschied von den alten Prozessen, dem alten System, der alten Denk- und Arbeitsweise. Das muss nichts Kompliziertes sein: fahrt gemeinsam den alten Server runter, macht einen Apéro, schreibt alle Unzulänglichkeiten des alten Systems auf und verbrennt diese.

Diese Aufzählung ist weder vollständig noch abschliessend noch für jedes Projekt nötig. Vielleicht hilft es dem einen oder anderen jedoch sich schneller in der neuen Situation zurecht zu finden und schneller wieder die gewohnte Leistung zu erbringen.

 

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